Recepcion Parcial de mercancia

Vie Abr 19, 2013 11:55 pm

Saludos....

Creo que a todos nos sucede que al momento de recibir una mercancía, posiblemente haya un faltante o una devolución por dano, un error en la factura o un factura por "adelantado" que nos genera un inventario "falso" disponible. Permitanme desarrollar un poco cada caso:

1- Material Faltante: El proveedor factura 5 piezas, pero por algún error, a nuestro almacén solo llegan 4.
2- Devolución: Llega un material incorrecto o defectuoso.
3- Error en factura: En las cantidades, precios, modelos y hasta en los datos fiscales.
4- Factura adelantada: El proveedor factura la mercancía, la cual debe ser cancelada para luego proceder a realizar el despacho físico.

Quizás el caso 3 sea el mas sencillo, pues la factura debe devolverse y el proveedor deberá emitirla nuevamente a fin que podamos procesarla. pero puede ser el caso que el material venga de otra ciudad, el proveedor decide dejarla en nuestro almacén y luego envirara la factura corregida.

Al final, en todos estos casos, tendremos un inventario "irreal", pues bien sea por defecto (menos) o exceso, hay una cierta cantidad de material que, o que no tenemos físicamente o tenemos existencia de mas. Esto trae como consecuencia:

- Valoración de inventario errónea.
- Disponibilidad falsa de material.
- No existe control de la mercancía "pendiente" o "faltante"

Esto ademas esta relacionado con el tema de las Ordenes de Compra que desarrollo en este foro:
( https://premiumsoft.superforo.net/t895-orden-de-compra-para-que-sirve )
en donde se ve una vez mas la importancia de una Orden de Compra a fin de vincular lo "autorizado" para comprar y lo que un proveedor despacha.

Ahora bien, conjuntamente con una Orden de Compra debería existir un proceso manejado por el almacén que permita cargar las cantidades de material realmente recibidas, proveniente de una Orden de Compra aprobada, donde se observan las cantidades y el costo autorizado para ese bien que se esta recibiendo. Posteriormente, ese proceso de recepción conforme y la introducción de la factura por compra es quien autoriza finalmente que se genere la cuenta por pagar de forma satisfactoria. De acá se derivan los siguientes casos: (todos asumiendo que existe una OC)

a- La mercancía despacha coincide con lo "autorizado" por la OC.
En este caso, la recepción es conforme y la factura por compra se podrá registrar sin problemas, generando la CxP correspondiente.

b- Falta mercancía de lo facturado.
Se recibe de forma parcial, se procesa la factura por compra, se genera la CxP pero no se podrá cancelar la factura hasta tanto la recepción del material este conforme, esto es, que el proveedor haya despacha la totalidad del material facturado. En este particular, el proceso deberá incluir algunos informes que permita conocer (por proveedor) los materiales "pendientes"

c- Se factura sin entregar material.
Este es el caso descrito en el punto 4. Se debería procesar igual que lo descrito anteriormente en b, solo que aquí TODA la OC o la factura por compra quedara pendiente, pudiendo monitorear que material esta pendiente y que se ha recibido en un lapso de tiempo determinado.

Otros usuarios me han recomendado usar el proceso "entrada y salida de inventario junto al registro de la factura de compra como gasto pero esto tiene varias dificultades:

- El proceso "Entrada y Salida de Inventario" no puede ser bloqueado SOLO para ingreso. Es decir, un usuario que maneje esta opción podrá sacar o ingresar material a un almacén de forma voluntaria sin control alguno.
- La "Entrada y Salida de Inventario" es solo eso: un movimiento: NO hay forma de controlar que queda pendiente ni vincula la factura de la compra ni mucho menos genera la CxP.
- No estoy seguro si "actualiza" el costo del articulo, como pasa en Facturas por compra.
- No hay forma de limitar los movimientos. El almacén recibiría todo a cualquier costo y aun sin verificar que existe una autorización (una OC para ello).
- Contablemente no es correcto llevar a la Cuenta de Gastos una compra de mercancía, pues eso debería ir al costo de ventas, o de mercancía ( o según la denominación de la cuenta contable para el manejo de los costos de la mercancía que sera vendida).
- Igual no existe control de material recibido vs la factura, ya que los dos procesos se pueden hacer de forma independiente.

Supongo que esto sera algo muy particular en nuestro país, donde la disponibilidad de material cada día se hace mas cuesta arriba, y los proveedores van despachando según su inventario... Sin embargo, puede ser de utilidad para otros países que manejen algo de esto.

Como siempre, a la espera de sus comentarios....

Lun Mayo 20, 2013 11:12 am

Buenos días, por favor envié a la cuenta de soporte@premium-soft.com cual es el requerimeinto especifico que desea ya que hasta el momento el sistema trabaja de esa forma

Lun Feb 10, 2014 10:32 am

Ya este proceso adicional nosotros lo tenemos listos..!!!

.- Te pide primero la Orden de compras

.- Luego te pide los datos de la factura

.- Te muestra unas columnas donde esta la cantidad de la OC, lo recibido, la cantidad segun doc. de factura, la entrada como tal, y la diferencia, esta ultima esta asociado al almacen de productos rechazados.. la cual es un almacen inactivo para que no se mezcle con los productos del almacen activo...

.- luego el sistema realiza una devolucion automatica de ese almacen inactivo, donde se refleja la cantidad que no paso por el almacen activo..

.- y por ultimo le genera una Nota de Credito no al libro al proveedor, para que en cuentas por pagar sepan que esa factura tiene observaciones, osea que le indique que tiene una nota de credito, para cuando se haga el pago determinen si se realiza completo o se le resta esa nota de credito por esa mercancio que nunca entro o entro defectuosa.

.- y por supuesto, todo los registros relaciones con este proceso, como lo son los rastros de compras, el kardex, las existencias, etc etc etc

Saludos

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