Orden de Compra: Para que sirve?

Vie Abr 19, 2013 11:25 pm

Saludos...

Este hilo es para dejar abierta la posibilidad de mejora/solución/automatización de un proceso que creo que esta perdiendo su principal objetivo, como lo es el proceso Ordenes de Compra (OC).

Quizás no exista una definición formal de lo que es o representa, pero todos (creo) tenemos una idea bastante aproximada de lo que significa y las consecuencias que tiene de forma implícita..... o no?

Pues una orden de compra debería ser un documento que "autoriza" una procura, o le da el visto bueno a una oferta emitida por un proveedor para que proceda a la realización de un servicio o el despacho de algún material según corresponda. De esto se desprenden tres elementos importantes:
- Una orden de compra posteriormente se transforma en una Cuenta por Pagar.
- La OC establece las cantidades y los precios (costos) de los bienes que se van a comprar.
- La OC define el proveedor que suplirá el bien solicitado.

Ahora, ninguno de estros tres elementos son controlados, ejecutado o supervisado por el sistema. A que me refiero:

- El sistema permite elaborar las OC que uno quiera.
- No existe ninguna relación entre una orden de compra y una cuenta por pagar.
- Las OC son fácilmente modificables en el sistema desde casi cualquier nivel de acceso.
- La OC permite la creación de nuevos artículos, aun cuando un usuario tenga limitaciones en el menú "Administración" (este es otro tema que tocare en otro post)

Y entonces, de allí el titulo de mi post: Para que sirve la Orden de compra? Solo para crear un documento físico, pero que no me ofrece ningún tipo de aplicación real en el sistema.

Creo firmemente que la OC que se genera en el sistema debería:

- Crear una cuenta por pagar "provisional" o algún documento/advertencia/proceso que al momento de recibir la factura del proveedor permita relacionarlas, y así verificar que el producto facturado sea igual al producto autorizado por la orden de compra. En caso negativo, la factura no debería ser procesada.
- La OC creada es quien autoriza al almacén a recibir el material en las mismas condiciones en que fue negociado, y a la administración de procesar la factura de compra.
- Aunque es verdad que el sistema permite "importar" una orden de compra, el proceso es tedioso sino se tiene el Nro de OC (que en teoría debería venir impreso en la factura de compra, pero no siempre sucede) por lo que buscar la OC se vuelve una tarea fastidiosa y lenta, lo que a hace que a veces sea mejor introducir la compra de forma manual. En este punto, si se desea importar el sistema debería mostrar las OC "pendientes, es decir aquellas que no han sido importadas o procesadas anteriormente y no todo el historia de OC que tiene el proveedor.

En este particular, el sistema podría tener un punto de control al llegar a la casilla "orden #" de la ventana facturas de compra. Ahí es donde debería abrirse otra ventana o un menú desplegable mostrando las OC pendiente, y en caso que no exista, pedir autorización o simplemente no permitir ingresar la factura (posiblemente pueda configurarse esta opción en la configuración del sistema o por usuario).

El proceso debe tener la opción de "recibir" una factura de forma parcial, por ejemplo una orden de compra que contenía 3 artículos, pero el proveedor solo facturo (despacho) dos, dejando un articulo pendiente (proveniente de la misma OC). De hecho, en este particular también colocare otro tema para "Recepción de mercancía de forma parcial"

El sistema ya tiene un proceso interno similar: El de las Notas de entrega pendientes. Al momento de facturar, se abre una ventana mostrando las Notas pendientes que tiene un cliente en particular. Eso mismo, pero transportado al proceso de compras.

Espero haberme explicado con bastante detalles, esperando que este comentario llegue y se introduzca como mejora o una opción de configuración, para los usuarios que lo manejamos de esta forma.

A la espera de sus comentarios....

Sáb Abr 20, 2013 10:31 am

Amigo como dice una publicidad.....

Te Lo Tengo...

Basado en tu necesidad de varios clientes, hemos desarrollado un proceso adicional que llamamos.. Ciclo de Compras... que va desde:

.- Requisiciones (Internas y externas)... internas de los Dptos de empresa.

.- Analisis de Requisiciones.. estas se desprenden de las requisiciones antes cargadas, con sus respectivas aprobaciones, tantos automaticas como manuales, y de alli del analisis de las requisiones internas, se realiza la requisicion externa hacia los proveedores para que estos luego envien sus presupuesto, y al final se genere la Orden de Compra.

.- Recepcion de mercancia segun la orden de Compra...

.- Carga de la Factura, bloqueando en el sistema la cuenta por pagar, por si existe algun problema en la factura, de esta manera esta queda bloqueda hasta que el gerente de compras, o alguien autorizado, desbloquee la factura para su futuro pago....

y asi entre otras cosas..

si quieren mas detalle.. nos pueden contactar

Saludos

Sáb Abr 20, 2013 11:38 am

Compañero, estoy de acuerdo en muchos puntos que sugieres, yo agregaría en cuanto a las cuentas por pagar lo siguiente:
Sucede actualmente que a muchos proveedores hay que emitir una orden de compra y hacerles el pago por adelantado, cuestión que el sistema no controla, es decir, al hacer una orden de compra exista la posibilidad de emitir un pago por bancos, bien sea cheque o transferencia y que ese pago se agregue al proveedor como nota de crédito interna y luego al recibir la factura final se realice el cargo a esa nota de crédito.

Saludos

Jue Jun 27, 2013 5:49 pm

InversionesJMC escribió:
Sucede actualmente que a muchos proveedores hay que emitir una orden de compra y hacerles el pago por adelantado, cuestión que el sistema no controla, es decir, al hacer una orden de compra exista la posibilidad de emitir un pago por bancos, bien sea cheque o transferencia y que ese pago se agregue al proveedor como nota de crédito interna y luego al recibir la factura final se realice el cargo a esa nota de crédito.

Eso seria buenisimo...

Dom Jul 14, 2013 7:19 pm

Saludos....

Alguna nueva noticia en relacion a este hilo??

Extendiendo un poco mas la idea, sigo encontrando mucha tela de donde cortar en este proceso, pero creo que lo ham dejado olvidado.

Caso:
Se emite una orden de compra y se desea monitoerar su proceso. Es decir, se desea conocer:
- Si la orden de compra fue "Recibida" (y porque no, aprobada) por el proveedor.
Es decir, se emite la OC pero no hay forma de saber (imaginene un dpto de compras con muchos compradores, y se desa saber "donde" esta la OC emitida) si el proveedor recibio la orden y esta a punto de procesarla, o si por el contrario, no la acepta por condiciones del mercado.

Una vez recibida (y/o aprobada) la OC por el proveedor, es deseable conocer y hacer siguimiento del despacho.
En este punto, es importante conocer:
El Despacho fue total o parcial?
Si fue parcial, como saber que materiales debe el proveedor?
Se respetan las condiciones de la OC?

Esto sin contar que la consulta de las OC es algo muy tedioso, pues la ventana solo muestra una lista de numeros (el numero que identifica la OC) y una fecha. No muestra mayor informacion sobre monto, articulos o estado (aprobada, recibida, etc).

Esperando sus aportes y alguna informacion oficial de Premium.....

Jue Abr 16, 2015 4:27 pm

Saludos

Sr. Hemos evaluado su solicitud por favor contactenos para que nos brinde mayores detalles al respecto, y poder ser considerado a incluir como mejoras en el software.

Wendy Oviedo
Coord. Gestión y Seguimiento
Telf. 0261-7925657 - Ext 112
correo: woviedo@premium-soft.com

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