¿Porque Premium Soft NO PERMITE modificar los presupuestos o cotizaciones en su sistema Administrativo 8.x?

La versión 8.x busca cada día más afianzar y normar procedimientos, es por ello que cuando se comenzó a instalar en clientes grandes en otros países y en Venezuela, nos dimos cuenta de lo delicado que era la opción poder alterar un presupuesto, estamos claros que no todas las empresas tienen el mismo tamaño ni la misma visión ni requerimientos, pero todas son susceptibles a los mismos fraudes, conflictos y requieren controles.

¿Que es un presupuesto o una cotización?
Respuesta: “Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios.”

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Cotizaci%C3%B3n

Basado en su definición cuando se emite una cotización la empresa se está comprometiendo a mantener esos precios durante la vigencia estipulada del mismo y los precios que allí se mencionan a menos que expeditamente se indique su variabilidad en una nota impresa en el mismo documento.

Caso 1: Cuando un vendedor emite un presupuesto hiso previamente un levantamiento de información (básico o completo) de qué requiere el cliente, basado en esa información se procede a documentar el mismo, se entrega al cliente el documento, si ese vendedor requiere modificar el presupuesto puede ser por varias razones, por ejemplo: el cliente olvidó solicitar que se incluyese algo más, o el vendedor no ofreció el artículo correcto al cliente u olvidó incluir otras cosas, o el cliente prefirió cambiar un renglón por otro, etc. Si permitimos que se cambien o modifique un presupuesto nada de esto podría ser evaluado por el gerente, si el gerente evalúa cuantos presupuestos hiso un vendedor a un mismo cliente puede tomar decisiones importantes, como por ejemplo medir el motivo de porque tantos presupuestos? Saber si hay un punto de ineficiencia interno o es por parte del cliente, medir que busca realmente el cliente, puede que nuestro vendedor no esté haciendo un buen levantamiento de información, al tener no tener la opción de modificar presupuesto el gerente puede medir la cantidad de intentos que está haciendo el vendedor para intentar cerrar un negocio y tomar de nuevo decisiones.

Caso 2: Si un vendedor entrega una cotización a un cliente en una fecha supongamos hace un mes, y luego el cliente decide aprobar el presupuesto pero adicionando un nuevo elemento al mismo y luego se pide facturación que lo importe y lo procese pudiera tenerse artículos a precio viejo y un artículo a precio nuevo lo que generaría pérdidas para la empresa.
Caso 3: Al no permitir la modificación de un presupuesto se evita que un presupuesto pueda ser modificado por otro vendedor, más sin embargo otro vendedor si puede importarlo y crear uno nuevo.

Caso 4: Un presupuesto es parte de una negociación y como tal forma parte del expediente de gestión de la venta, al no poder modificar un presupuesto se obliga al vendedor mejorar la calidad de su trabajo porque la generación de indiscriminada de presupuestos merma su efectividad en ventas.

Caso 5: Por comodidad algunos vendedores tenían un presupuesto modelo y cada vez que llegaba un cliente llamaba al presupuesto, cambiaban el nombre del cliente y lo imprimían, quedando en la base datos solo el nombre del último cliente que modificaron, lo cual imposibilitaba hacer labor de seguimiento y tele mercadeo.

Posibles soluciones:

Dentro de las soluciones podemos nombrar: Si se requiere modificar el presupuesto, se crea uno nuevo y se importa el anterior con lo cual podrá modificar como guste el nuevo incluso borrar o adicionar líneas, se generará un nuevo correlativo para el nuevo presupuesto, lo cual según el caso 1 antes planteado permitirá medir la trazabilidad del intento de cierre de la negociación y podremos medir eficiencia y tomar correctivos.

Otra posible solución (menos recomendada) es renombrar en el configurador el documento tipo OPERACIÓN EN TRANSITO o espera para que lo llamemos COTIZACIÓN, ese documento si permite la re edición de sus líneas con solo llamarlo por número, dicho número puede ser manual o automático inicializando el mismo en la sección empresas, agencias, consecutivos, contra indicación: es prudente regularmente dejar sin efecto los documentos que se creen toda vez que se hayan convertido en factura para no comprometer el inventario, aunque el mismo documento permite al momento de grabarlo convertirlo en factura (sin tener que importarlo) desapareciendo el documento en espera.