Cosas que tiene Premium Soft y pocos saben !!

La idea del presente tema que abro es con el fin de mostrar algunas cosas que tiene el sistema y muchas veces los mismos canales no saben que existen producto que no le dimos la divulgación adecuada, intentaremos darle acceso a éste capitulo a los clientes finales como ayuda para aprovechar esas opciones.

Explicación # 1: (Obtenida por internet)
La ley de pareto es una ley que uso, una persona de nombre pareto en italia para demostrar que el 20% de la poblacion italiana tenia el 80% de las riquezas italianas, y el 80% de la poblacion tenia el 20% de la riqueza italiana.

Hoy en dia esta ley se usa en los negocios y todo lo relacionado con este y los clientes, pues facilmente el 20% de la mercancia de un negocio puede dar el 80% de ganancias, y el 80% restante puede dar el 20% de ganancias.

Esto tambien es para demostrar que el 20% de los clientes dan el 80% de las ganancias, y el 80% de los clientes dan el 20% de las ganancias.
ESTO TAMBIEN DEPENDE DEL NEGOCIO Y DEPENDE DE PRECIOS, OFERTA Y DEMANDA.

Explicación # 2: (Obtenida por internet)

La Regla del 80/20 significa que el 20% de algo es esencial y el 80% es trivial. Se estableció que el 20% de los defectos causaban el 80% de los problemas. Los Gerentes de Proyecto saben que el 20% del trabajo (el 10% inicial y el 10% final) consume el 80% del tiempo y los recursos. La regla del 80/20 también se aplica a las ventas (el 20% de los clientes produce el 80% de los beneficios; o el 20% de los vendedores realiza el 80% de las ventas) o a cualquier otra cosa (el 20% del diario trae el 80% de las noticias importantes, o que el 20% de los empleados causan el 80% de los problemas).

¿Como lo manejamos con Premium Soft ?
En el módulo administrativo, menú procesos, opción "Consultas para gerentes" podemos ver que tenemos la posibilidad de aplicar "Ley de Pareto" (o del 80/20) a: Clientes, inventario, proveedores, vendedores.
Solo debemos indicar los filtros que deseamos aplicar y pulsar procesar, el sistema mostrar una lista con los elementos que componen el filtro indicado y justo en el punto de quiebre (donde cambia a 80% o cercano) cambia a color rojo, lo que está en negro implica que con esos registros logramos el 80% (o muy cercano) a nuestra facturación, arriba en esa ventana se muestra un cuadro INTERPRETATIVO donde explica por ejemplo:

"Análisis básico:
Con 12 artículos (8.76%) de un total de 137 se ha alcanzado el 78.61% de las ventas, las cuales suman hasta dicho punto 358,051 y al momento del análisis el total general de las ventas fue 455,480"

Esa explicación ayuda a los NO EXPERTOS a interpretar el informe y darle un sentido vailoso y lógico al análisis de Pareto, notese que disponen de un boton de ayuda que explica en forma detallada que quiere decir CADA COLUMNA incluso como se calcula, pudiendo exportar el informe a Microsoft Excel(c) y trabajarlo o modelarlo desde alli.

Una interpretación por ejemplo del pareto de inventario es saber con cuales y cuantos articulos yo logro el 80% de mi facturación, esos articulos son los que debo cuidar tener en stock porque son los de mayor "rotación o salida" tambien puede indicar que articulos no debo comprar o cuales colocar en oferta para impulsarlos a estar dentro de mi 80/20.

Así mismo puedo procesar el informe de Pareto para clientes y conocer cuales y cuantos clientes son los que me permiten obtener el 80% de mi facturación para trabajar en planes de FIDELIZACION para fortalecer la relación entre esos clientes y mi empresa, tambien puedo reconocer cuales clientes compran menos y desde cuando para incentivarlos a comprar.

Vale la pena analizar data con pareto y a nuestros cliente enseñarles como potenciar su gestión basado en la INTELIGENCIA DE NEGOCIOS que sólo Premium Soft le permite explorar tomando en cuenta el análisis de sus datos para la toma de desiciones acertivas.

Un excelente "Gancho" para las ventas y una herramienta de GRANDES LIGAS, que solo tienen sistemas como SAP, DYNAMIC, SOLOMON, etc.

Esta opción pueden ejecutar en el Módulo de Compras, Menú informes, sub menú informes de inventario, se llama "Reposición de Stock Calculado", permite indicar algunos parámetros de filtro entre ellos Código de artículo, grupo y sub grupo, así como el criterio de Evaluar Años o Meses anteriores.

La función de ésta poderosa opción es permitir estimar las compras que debe hacer un cliente de un grupo o artículo basado en la experiencia derivada de las entradas y salidas de inventario que ya ocurrieron en meses o años anteriores, el programa se encarga de analizar tomando en cuenta el inventario actual y determinar la cantidad sugerida que debe comprar el cliente para cubrir sus ventas para el tiempo indicado basado en su rotación promedio de inventario.

Es muy util para comprar sólo lo necesario y no dejar de tener STOCK sobre todo los artículos que SI se mueven con frecuencia, tambien ayuda a planificar las compras al departamento correspondiente.

Con frecuencia tenemos clientes que reciben la lista de precios de sus proveedores en EXCEL o en DBF, la idea es que esos precios del proveedor se convierten en los costos de los usuarios de Premium Soft.

Esta opción que se encuentra en el módulo de Compras, del menú operaciones, permite indicar la ruta donde está el archivo en formato DBF y luego indicar el campo que representa el código del artículo y el campo que representa el costo, el programa se encargará de ubicar según la lista dada los artículos cuyos códigos existan en la tabla articulos de la base de datos y ajustará los costos según lo que indica el proveedor en el archivo que estamos recibiendo. el programa sugiere recalcular los precios basados en esos nuevos costos y las reglas que se indicaron en la ficha de cada articulo.

Si el archivo recibido está en formato Microsoft Excel(c) puede ser abierto y grabado luego como archivo dbf de dBase III, recordemos colocar un encabezado a cada campo sobre todo a la columna que represente el código y la de la precio o costo.

Esta opción es muy utilizada en la ventas de repuestos automotrices.

Esta opción de encuentra en el Módulo de compras, menú informes, informes de inventario.

Permite conocer que artículos estan por debajo de la existencia mínima establecida, evaluando incluso los artículos con existencia en negativo o que esta EXCEDIDOS en la existencia máxima, la idea es preparar los pedidos sugeridos de dichos artículos, incluso se ofrece un botón llamado EMISION, que permite desde esa misma opción procesar requisiciones a los proveedores de los artículos para luego hacer ordenes de compra basados en la mejor oferta de precio que consiga el departamento de compras.

Dichas requisiciones, pueden ser importadas a una orden de compra, luego la orden a una factura y se evita la re transcripción de información

Cuando creamos un artículos el programa permite desde la misma ficha de artículos asociar o indicar quien es el o los proveedores que despachan dicho artículo e incluso indicar algunos datos como la fecha de la ultima compra, costo referencial etc. tambien cada vez que registramos una compra el programa documenta ese archivo de "asociación de proveedor a un artículo" el archivo se llama ARTIPROV.

Pero en el módulo de compras, menú archivos, existe una opción llamada: "Asoc. Proveedores a Articulos" que permite indicar un proveedor y se muestran todos los artículos registrados, para que con solo marcar una casilla queden asociados como proveedor de esos artículos de manera masiva sin tener que ir artículo por artículo, tambien pueden mostrar o filtrar solo los proveedores que no tienen artículos asignados o no. y luego procesar.

Como resultado se crearán todos esos registros en ARTIPROV simultaneamente y ahorra mucho tiempo, esa información puede ser luego utilizada en los reportes que filtran por medio de esa asociación de datos.

Dentro de la tabla OPERTI existe un campo llamado SEQ_NODO, alli se guarda por cada tipo de documento (Factura, Nota de débito, Nota de Crédito y Recibo de Caja) un correlativo que se asocia a cada número de estación o caja, esto es aparte del campo DOCUMENTO que se encuentra en la misma tabla, la idea es proporcionar un control por estación de todo lo emitido para evaluar si un usuario avanzado borra algún registro o si existe algun "salto" en el correlativo de factura, este campo es muy utilizado para auditar el sistema.

Adicionalmente y con la entrada de las impresoras fiscales ese campo puede ser utilizado para EMULAR el contador de transacciones que emite el impresor fiscal, digo "emular" porque recordemos que puede haber momentos donde se puede incrementar éste campo pero de repente el ticket no se imprimió y se pueden desfasar por eso hemos habilidado en el módulo administrativo, menú archivo, opción Empresas, luego de seleccionar la empresa pulsamos el boton AGENCIAS que esta abajo a mano derecha, se abre otra ventana, se selecciona la agencia y se selecciona la pestaña "OTROS" alli se podrá indicar por cada estacion y cada tipo de archivo el correlativo por el cual se desea inicializar o cambiar el que ya existe, colocamos una ayuda a mano derecha donde explica detalladamente como usar este recurso.

Excelente información, algunos de los topicos ya los habia visto en el sistema pero no sabia para que funcionaban, y es verdad el sistema administrativo es tan extenso y completo que hay muchas funciones que en algunas empresas no las usan y hay otras que uno como instalador sabe que el sistema las tiene pero no sabe en que lugar se encuentra.

Qué pasa si lo que envían al cliente es la lista de precios y debo actualizarla constantemente desde una hoja de excel o un .dbf??

Los precios no guardan una constante en utilidad ni nada por el estilo, pero cambian constantemente. Hoy pueden tener un precio de X y mañana uno Y, que no guarda un porcentaje fijo para todos o grupos de productos, es individual por producto.

Yo sé que con un programa como el My SQL manager lo puedo pasar sin problemas con pocas sentencias, igualmente puedo hacerle un proceso adicional al cliente para que lo haga,pero quería saber si hay manera de hacerlo en Premium cuando es éste el caso.

Gracias

Cuando estamos en el punto de venta y deseamos grabar esa operación como un presupuesto, pulsamos grabar CTRL F2 (control f2 - GRABAR) de esa forma se muestra una ventana que permite grabar como presupuesto o como transacción en espera, de esa forma se logra tomar una operación y llegar a ser un presupuesto sin tener que salirse del punto de venta y cargar el administrativo.

Cuando se está en la ventana de busqueda de artículos (si se tiene la permisología adecuada) puede posicionarse sobre una línea de artículo y pulsar BOTON DERECHO DEL MOUSE, se mostrará una ventana de menú emegente desde la cual se muestran opciones como:

- Analizar las ventas de ese artículo dentro de un rango de fechas, al pulsar doble click sobre cualquier factura podrá consultar el contenido de la factura y todos los datos de la misma, incluso existe un boton en esa pantalla para evaluar la forma de pago o cobro de esa factura y todos los datos del (los) recibo(s) que se usaron para abonar o cobrar la misma.

- Analizar las compras del artículo indicado

- Analizar el Kardex o historial de todos los movimientos del artículo

- Graficar las ventas anuales del artículo luego que se muestre el gráfico pueden hacer DOBLE CLICK sobre el gráfico ( si tienen Microsoft Office instalado ) y podrán iteracturar con el gráfico desde MSGRAPH como si estuviesen en Excel disfrutando incluso de un menú en la parte superior donde podrán cambiar el tipo de gráfico, pre establecer la forma en la cual desean mostrar los gráficos y hasta hacer una SIMULACION de la data en una hoja de cálculo que se muestra en pantalla

Son herramientas muy poderosas para los gerentes para la toma de desiciones y como argumento de venta del producto, no dejen de mostrarla en sus presentaciones.