Aporte No.1 (Importacion de Datos)

Hola a todos
Aquí mi pequeño aporte sobre la Exportación e Importación de datos, muy importante para la trasladar (en mi caso) Inventarios desde Cualquier Sistema no Premium hasta Premium Soft.

Para la Importacion voy a Utilizar el Sql Manager 2005 portátil que lo pueden bajar desde aqui, lo descomprimen y lo ejecutan desde su carpeta.

Este sistema utiliza para la conexión MySQL las mismas opciones que MySQL Administrator…. Por lo tanto omitiremos estos pasos.

Ante de todo, muy recomendable…. Tengan un sistema Premium de Prueba y un respaldo en Blanco, aquí pueden practicar y no dañar su sistema Original.

En su sistema de Prueba creen Depósitos (1 Deposito), Grupos de Inventario (1 Grupo), en Artículos (2 Artículos, en 1 q maneje existencia, otro que no maneje existencia)

Les aclaro q en Articulo llenen todos los campos sin dejar ninguno vacio, es muy importante, ya q con estos datos podremos hacer una exportación e importación sin problemas.

Nos salimos del PremiumSoft y entramos el Sql Manager 2005 portátil, nos conectamos a la base de datos (registramos) y veremos algo como esto:



Las tablas q necesitamos para Exportar son:

Almacene ------ Deposito: Si manejan uno solo depósito no hace falta
Artículo ------ Inventario
Grupos ------ Sus Departamentos

Todas las exportaciones se realizaran a Excel (Prefiero Excel 2003 pero 2007 trabaja bien).

Cuando se haga Exportaciones, activen la tabla a exportar y luego pulsan clic en Export data, tendrán algo parecido a esto.



Traten de hacerlo a un directorio cerca de la raíz ya q muchos programas viejos no aceptan las largas secuencias de directorios de Windows, yo los coloque en C:\temp

Pulsan Next y seleccionan todos los campos (fields) pasándolos al lado derecho y tienen algo como esto:



Luego pulsamos Finish

Esto lo realizaremos en las todos las tablas antes mencionadas

Ya en este paso… podemos cerrar el Sql Manager 2005 portátil.

Para importar datos de su Empresa No Premium preferiblemente estos deben ser hacia Excel o DBF. A partir de estos datos deben generar tablas de Excel q luego la pasaran a las generadas por Sql Manager 2005 portátil.

Ejemplo: Generar Tablas de Excel a Partir de Datos no Premium (Datos con Artículos con 3 Precios y sin Seriales)

Para Generar Almacene: Si su empresa maneja más de un deposito solo tienen q tomar como datos obligatorios, el CODIGO y NOMBRE. “Este archivo lo pueden llamar DEPOSITO”, Nota: hay un campo llamado ACTIVO..... llenen con "1" como tantos depositos posean...

Para Generar Articulo: Ya todo depende del cliente… en mi caso particular tengo clientes q manejan 3 precios, esto implica generar hacia Premium: 3 Costos, 3 Utilidades, 3 Precios sin Impuesto, 3 Precios Finales, sin contar q Necesito el Código, Nombre, Departamento, Referencia, Marca, Unidad, Mínimo y Máximo. “Este archivo lo pueden llamar INVENTARIO”

Para Generar Grupos: Tomar como datos obligatorios, el CODIGO y NOMBRE. “Este archivo lo pueden llamar DEPART”

Quiero aclarar q estos datos son de su sistema No Premium, además…. En artículo tienen q hacer cálculos para generar tanto la Utilidad y el precio final (Si son tres precios, son tres utilidades y tres precio finales), tambien esten muy pendiente de no generar numero negativos y divisiones x cero en excel ya q son un desastre a la hora de la importacion.... (ya sufri mucho yo)

Fin del Ejemplo:

Pasar las Tablas de Datos No Premium a Tablas Generadas por Sql Manager 2005 portátil.
Nota: Traten de no borrar la primera linea ya q esta nos permite diferenciar cada campo

•Desde DEPOSITO(no premium) hasta ALMACENE(premium): Aquí no hay mucha complicación hagan un simple copiar y pegar de sus CODIGO, NOMBRE y ACTIVO
.
•Desde INVENTARIO(no premium) hasta ARTICULO)premium): Con copiar y pegar pasen los siguientes datos en este orden para no equivocarnos: CODIGO, GRUPO, NOMBRE, REFERENCIA, MARCA, UNIDAD, USAEXIST “Llenen con 1 si maneja existencia y 2 si no maneja existencia”, COSTO, PRECIO1, PRECIO2, PRECIO3, PRECIOFIN1, PRECIOFIN2, PRECIOFIN3, MINIMO, MAXIMO, UTIL1, UTIL2 y UTIL3. (Cuando pases datos generados por ustedes acordarse de pasar los valores de las Celdas no las formulas)

•Desde DEPART(no premium) hasta GRUPOS(premium): Aquí no hay mucha complicación hagan un simple copiar y pegar de sus CODIGO y NOMBRE.

Muy Importante: Tenemos q generar un QUERY Para ARTICULO ya q Premium posee campos obligatorios, pero no se asusten.... ya lo vamos a hacer.......

Esta fue la parte fácil…. Ahora viene lo bueno.

Importacion de Datos:

Para la Importación voy a empezar con la tabla ARTICULO “Si la dominamos las demás son más fáciles” , Abrimos Sql Manager 2005 portátil, luego nuestra base de datos PRUEBA y por su puesto la tabla ARTICULO, al seleccionarla aparece del lado izquierdo la opción IMPORT DATA y seleccionan su archivo a Importar.



Luego pulsamos NEXT y obtendremos algo como esto:



Como Importar:

1.En ROW(s) dejar las filas q no desean ser tomadas en cuenta.
2.Para seleccionar los campos con sus respectivos datos:
Hacen clic en nombre en la columna izquierda “Fields” y lo asocian con la columna (excel) con el mismo nombre del lado derecho
3.Como verán se torna de otro color (azul en este caso) y noten q es omitida la primera Fila dejada en blanco en ROW(s)
4.Al hacer esto, se activa los rangos seleccionados en la parte inferior.

Esto lo tienen q hacer con cada uno de los datos a importar. El orden de entrada de datos a introducir es la siguiente: “Les sugiero q cuando lo hagan tomen nota de los campos a importar, ya q estos los utilizaremos posteriormente” CODIGO, GRUPO, NOMBRE, REFERENCIA, MARCA, UNIDAD, USAEXIST, COSTO, PRECIO1, PRECIO2, PRECIO3, PRECIOFIN1, PRECIOFIN2, PRECIOFIN3, MINIMO, MAXIMO, UTIL1, UTIL2 y UTIL3.

Al concluir pulsamos Next 2 veces y veremos algo como esto:



Aquí podemos agregar los campos obligatorios del sistema de datos como son ID_EMPRESA y AGENCIA, ya que el IMPORT te dará un mensaje de error si los omites, Claro está q son datos CONSTANTES, en mi caso: ID_EMPRESA es PRUEBA y AGENCIA es 001, al tener esto claro… pulsamos NEXT.



Se acuerdan q les dije q anotaran…. Es para esto. Deben colocar en correcto orden como se van a ingresar a nuestra base de datos.
Se acuerdan también q incluimos 2 campos más: Entonces pasamos a la derecha los siguientes: ID_EMPRESA, AGENCIA, CODIGO, GRUPO, NOMBRE, REFERENCIA, MARCA, UNIDAD, USAEXIST, COSTO, PRECIO1, PRECIO2, PRECIO3, PRECIOFIN1, PRECIOFIN2, PRECIOFIN3, MINIMO, MAXIMO, UTIL1, UTIL2 y UTIL3. Al finalizar pulsamos NEXT para saber si lo hicimos bien o no!!!! y luego Finish!!!!!



Datos importantes:

1.Si su tabla de Excel a Importar posee 6000 líneas o filas, todos sus CODIGO, GRUPO, NOMBRE, REFERENCIA, MARCA, UNIDAD, USAEXIST, COSTO, PRECIO1, PRECIO2, PRECIO3, PRECIOFIN1, PRECIOFIN2, PRECIOFIN3, MINIMO, MAXIMO, UTIL1, UTIL2 y UTIL3, deben tener 6000 líneas ya q les va a producir un error de datos NULOS.
2.Hagan un respaldo de su base de datos q este en blanco, ya q siempre pasa algo inesperado.
3.Si notamos un error, abortar la importación…. Anoten el error “los errores te dicen en q línea o fila tuviste el error”, recuperan la base de datos con su Backup en Blanco y realizamos el mismo procedimiento anterior, verificando el error.
4.Tambien pueden practicar con 2 o mas registros.... si funciona...... funciona con 100000000000!

Si en esta altura…. No tenemos error…. Dentro de la base de datos hay una opción q se llama Commit Transaction hagan clic para guardar los datos…

Ahora:
Revisen sus datos, algunos pueden aparecer como NULL (q debemos resolver por query), además hay q generar un query para los datos obligatorios dentro de la base de datos...

Este es el ejemplo de query para base de datos

update `articulo` set origen=1;
update `articulo` set usaserial=2;
update `articulo` set decimales=1;
update `articulo` set compuesto=2;
update `articulo` set empaque=2;
update `articulo` set creadopor='PREMIUM';
update `articulo` set modifpor='PREMIUM';
update `articulo` set impuesto1=12;
update `articulo` set cimpuesto1=12;
update `articulo` set metodo=1;
update `articulo` set metodoround=3;
update `articulo` set und_simpleagrupado=2;

Para generar el Query tienes q activar el menú tools y la opción Show Sql Editor, para ejecutarlo hagan clic en Execute Query y para guardarlos pulsar Save to File.

Si en este momento, todo ha salido bien “espero” pulsan Commit Transaction.

Hagan lo mismo con Grupos y Almacenes y a esta altura…. Tienen su inventario, sus grupos y almacenes listos. Puede ir al Premium Soft y pueden Recalcular Existencias y verifiquen sus datos.

Nota: No se desesperen en mi caso lo hice como 15 veces…. Hasta afinarlo, espero q con esta introducción estén bien encaminados y espero tambien q no haya omitido ningun paso

Cualquier duda no tengan Pena, jajajaja en preguntar.... estoy a la orden.

PD. Si en trascurso de la Semana veo algun error, entro y lo corrigo..... y ademas.... estoy preparando otro para agregar las existencias. Suerte

Que Buen aporte Antonio Luis, Sigue asi hermano...

Saludos Cordiales..

hey estoy demasiado impresionado

saludos mi gente del foro.. hoy por primera vez me e topado con un posible cliente que tiene en su empresa Saint Enterprise Administrativo y es contribuyente especial... y me pido que quiere cambiar a premiumsoft porque el saint le ha dado muchos problemas y los soportistas no son de la zona y quiere tener soportistas cerca. el cliente quiere que toda la data que tiene en saint se la migremos a la nueva version pskloud administrativo 9.1..ya que no quiere empezar desde cero.

es posible hacer esto con lo explicado aqui...

Buenos dias jose.

Claro que si, solo tienes que tomar en cuenta muy bien los formatos que usa premium y mi recomendacion personal a la hora de pasar los articulos pasarlos con existencia en 0 y por medio del proceso de entrada y salida cargar las existencias ya que me ha pasado que luego no se porque razon y motivo el sistema no toma bien las existencia de los articulos