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    ANULACION DE DOCUMENTOS EN PREMIUM SOFT

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    woviedo

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    Fecha de inscripción : 11/05/2012

    ANULACION DE DOCUMENTOS EN PREMIUM SOFT

    Mensaje  woviedo el Sáb Sep 15, 2012 2:05 pm

    Todo documento que requiera ser anulado, debe generar una contrapartida como constancia de traza de esta operación.

    Hace algún tiempo el sistema Premium incorporó el manejo de contrapartidas para todas las operaciones administrativas. Desde la creación del producto, éste manejaba el concepto de anulación de documentos, con lo cual era relativamente fácil emitir una factura y luego anularla sin importar incluso el estatus de la misma o si pertenecía o no al mismo periodo; pero al tomar en cuenta los motivos señalados a continuación esto tuvo que ser cambiado:


    El primer motivo ha sido la confiabilidad fiscal del sistema. Por ejemplo, era común imprimir un libro de ventas o un simple reporte de facturación al cierre o final de mes y que éste reflejara que había 80 facturas emitidas por un monto de 120.000$ con una cobranza de 95.000$ y si luego el mismo mes o el siguiente se procedía a anular 3 facturas y 2 recibos de cobro, al volver a imprimir el mismo reporte los saldos habían sido alterados dado que con los mismos parámetros ahora el reporte refleja que han sido emitidos menos documentos, menos cobranzas y el monto facturado es menor; cambiando el pasado e incluso los hechos fiscales que muchas veces habían sido declarados ante el ente tributario o municipal.

    El segundo motivo es que si un libro de ventas se reimprimía, sus saldos podían ser distintos a cuando se imprimió originalmente, dando pie a posibles penalizaciones fiscales. Incluso, si se excluye el tema fiscal y gubernamental y centrando el énfasis en la simple revisión del dueño del negocio, que no está todo el tiempo dentro del mismo, esos procesos de anulación son susceptibles a fraudes, mientras que ahora los documentos no se alteran si no que existe otro documento que se corresponde con el ajuste, cumpliendo con el carácter histórico de los fundamentos contables y auditoria de operaciones.

    Otro motivo se refiere a la integración de saldos con el sistema de contabilidad. Una de las cosas que ha traído la evolución del programa es la posibilidad de integrar los datos de manera más segura con el sistema contable, ya que el proceso se realiza en dos etapas: la primera permite extraer los datos del sistema administrativo y la segunda se encarga de incluir éstos al sistema de contabilidad; en ésta última antes de realizar el proceso se excluyen todos aquellos movimientos que ya se encuentran registrados en la contabilidad a fin de evitar duplicidad y alteración de datos. Adicionalmente, al manejar los datos de ambos sistemas basados en partidas y contrapartidas éstos estarán ubicados correctamente de forma cronológica y estarán disponibles para ser integrados en sus rangos de fecha correspondientes.


    Ejemplo práctico:
    Un ejemplo práctico de contrapartida es una libreta de ahorros, si por error un cajero carga a nuestra cuenta $100 (Crédito) en las líneas siguientes deberá registrar otra línea en negativo para poder restarlo -$100 (débito) así el saldo por ese error es 0, en el caso de Premium Soft© el sistema genera un movimiento más que es la aplicación de ese crédito para dejar sin efecto el débito, eso se hace a través de un documento tipo “REC” que funciona como un recibo o comprobante sin efecto en totales y que sólo tiene como fin poder justificar el uso o movimiento del crédito para efectos de auditoría, quedando así:

    Movimiento Débito Crédito Saldo
    Ingreso a cuenta $100 $100
    Reverso a cuenta $100 $0
    *Aplicación del ajuste *$100 $0

    Nota: En el sistema Premium-Soft Administrativo los movimientos con asterisco (*) no son sumados para el total

    Ejemplo de Reverso de factura:
    Se emite una factura por $112 de los cuales $100 es el monto neto y $12 es el impuesto. Si por alguna razón se requiere anular necesariamente hay que indicarle al ente tributario que se generará un crédito fiscal y éste exige un número de documento para tal fin así como un detalle, fecha de aplicación, concepto (motivo), etc. Anteriormente se anulaba la factura y como resultado en los informes aparecía pero ésta no era sumada en el total del reporte, pero no se indicaban los datos requeridos por el ente tributario ni por contabilidad dado que no existía un documento de contrapartida que permitiese generar dicho crédito fiscal; Ahora el programa permite que se realice una devolución en ventas que entre otras cosas resuelve el aspecto de control de inventario, genera auditoria de transacciones la cual puede ser revisada por el departamento de inventario y/o compra, genera una nota de crédito que colabora con la integración contable y con el ente tributario y cumple con los estándares administrativos mundialmente conocidos y genera bien documentado el ajuste en el estado de cuenta del cliente, pudiendo incluso auditar la gestión del operador, cajero, administrador, etc. Posteriormente esa nota de crédito puede aplicarse o disminuirse en un documento generado posteriormente o mediante una nota de débito de uso interno para llevar a cero o dejar sin efecto la nota de crédito generada, estos movimientos quedarían así:

    Descripción del movimiento Débito Crédito Saldo
    (FAC) Emisión de factura $112 $112
    (REC) Cobro de factura $112 $0
    (N/C) Nota de crédito por devolución $112 -$112
    (N/D)* Nota de débito por contra partida *$112 $0
    (REC)*Aplicación de la nota de crédito *$112 $0

    Nota: En el sistema Premium-Soft Administrativo los movimientos con asterisco (*) no son sumados para el total

    Todos estos pasos son administrativamente y contablemente válidos, adicionalmente el sistema esta diseñado para generar un alto nivel de confiabilidad sobre todo a quien más apuesta al producto que es el propietario del negocio que adquiere el sistema, existen dentro del programa las facilidades para hacer todo el proceso más fácil y automático, como por ejemplo algunas casillas que dicen “genera notas de débito de contrapartida de forma automática”, “devolver el dinero al cliente”, etc. permiten tanto el reverso como la contrapartida sin mayores complicaciones, sólo falta explicarle al cliente la interpretación de los estados de cuenta y saldos de sus clientes para reconocer los nuevos renglones o tipos de operaciones.

    Se modificaron los reportes de ventas para dar mayor importancia a las devoluciones tanto en el ámbito de inventario (existencias) como a nivel de los créditos que se generan, también fueron modificados los cortes de caja para considerar las notas de crédito y las devoluciones haciendo estos reportes más comprensibles así también todos los reportes de ventas de un artículo y ventas por grupos también consideran las devoluciones haciendo los saldos más adecuados a esta modalidad.

    Las ventajas de éste modelo son grandes y nos permiten brindarle a nuestros clientes mayor control de las operaciones que se registran en el sistema."

    Autor: Nodgard M. Seguías B.
    Fuente: http://premiumsoft.superforo.net/t317-por-que-premiumsoft-administrativo-extended-incorpora-el-concepto-de-contrapartidas

    A continuación se incluye el enlace de un caso tal y como fue reportado en el foro de SAP.
    http://scn.sap.com/message/6115808

    Entonces ¿qué debemos hacer cuando un cliente insiste en que desea anular documentos?
    • Una de las cosas que siempre debemos tomar en cuenta es que somos consultores y como tal nuestro objetivo es orientar y enseñar al cliente; no permitamos que por comentarios que haga un cliente para el que la comodidad y la facilidad es más importante que la integridad de los datos nos desorienten de nuestra labor.
    • El sistema está concebido para crecer en el tiempo y crecer junto al cliente, por lo tanto los siguientes argumentos no son válidos:
    Mi negocio es pequeño
    o El cliente no va a utilizar integración contable
    o El cliente no utiliza impresoras fiscales.
    o Al Cliente le llevan la contabilidad y por lo tanto no emite/usa los libros fiscales.
    • Para todos esos argumentos hay respuestas y contra-argumentos:
    o Si el negocio es pequeño ¿el cliente está queriendo decirnos que su negocio siempre va a ser pequeño y no piensa en el crecimiento a futuro?
    o Aunque el cliente no utilice dispositivos fiscales el sistema debe comportarse como sustituto de éstos y ofrecer siempre la información a este respecto de manera confiable.
    o Algo muy importante en todo esto es lo referente a los libros fiscales, si en algún momento un Fiscal del ente tributario solicita la reimpresión de éstos los siempre serán los mismos.
    o Adicionalmente, todas las operaciones que el usuario realiza están siendo grabados en una traza de auditoría la cual puede ser consultada.
    o La historia es como ocurrió y no puede ser alterada, ya sucedió, los correctivos han de ejecutarse a posteriori y no tratando de emparchar lo que ya fue registrado.
    o El sistema no puede hacerse pensando en pequeño, la idea es hacerlo crecer día a día y acompañar al cliente durante todo el tiempo posible, por lo tanto tenemos seguimos desarrollando las herramientas que permitan hacerlo.
    • Por último: El concepto de las contrapartidas seguirá existiendo en el sistema Premium y es prácticamente imposible volver atrás este método de trabajo.

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